В деловодствата се съхраняват всички новообразувани дела,които не са приключили, както и приключилите дела,по които решенията не са влезли в сила и подлежат на обжалване, а също и делата с влезли в сила крайни съдебни актове, които са подготвени за архивиране. В съдебните деловодства може да се направи справка по всяко дело за: страни, насрочване, приключване, предмет и съдържание на съдебните книжа и актове. Това може да стане срещу представяне на адвокатска карта, документ за самоличност, който да удостоверява, че сте страна по делото или пълномощно от страна по дело. Делата не се дават на граждани и адвокати за изнасяне извън деловодствата. Запознаването с делата се извършва в деловодствата. Редът за копиране на документи от делата става със заявка в деловодството по номер и година на делото.

В регистратурата се внасят всички обвинителни актове, подават всички искови молби и молби отнасящи се за отлагане,пренасрочване, молби за изпълнение на указания, дадени от съда, молби за спиране и прекратяване на производство, представяне на квитанции за внесени държавни такси, становища, заключения на експерти и вещи лица, молби за издаване на преписи и изпълнителни листове, както и всички молби по съдебно изпълнителни дела и др. В деловодството се издават свидетелства /справки за съдимост-за полиция, прокуратура, други съдилища и граждани/ след подаване на попълнени документи от гражданите и квитанция за внесената такса. Държавната такса може да бъде внесена във всяка банка по обявената сметка за държавни такси на Районен съд гр. Малко Търново. Документите се подават в деловодството на бюро “Съдимост”-стая № 4 и са, както следва: Надлежно попълнена МОЛБА /бланка, която може да получите в бюро „Съдимост”, безплатно/; Акт за раждане на лицето, за което се отнася свидетелството; Лична карта; Квитанция за платена държавна такса от 5.00 лв. Свидетелство за съдимост на гражданите с месторождение гр. Малко Търново се получава веднага, а с месторождение извън района се получава в срок до 3 дни.

Образуват и съхраняват изпълнителните дела. Правят справки по всяко дело за: страни, насрочване, приключване, предмет и съдържание на съдебните книжа и актове. Това може да стане срещу представяне на адвокатска карта, документ за самоличност, който да удостовери, че сте страна по делото или пълномощно от страна по делото. Делата не се дават на граждани и адвокати за изнасяне извън съдебно-изпълнителното деловодство.

В канцеларията се съхраняват насрочените дела и се получава информация свързана с тях. Изготвят съдебни протоколи в тридневен срок от съдебното заседание и следят за изпълнение на разпорежданията на съдията в открити, закрити и разпоредителни заседания.

В архива са съхраняват граждански и наказателни дела след влизане на решенията и присъдите в сила; описните книги на делата; нотариално заверени молби за отказ от наследство и книгите за вписване на същи-те. Срокът на съхранение на делата е регламентиран в Номенклатурата на делата на Районен съд Малко Търново. Според вида на делото, то се пази в архива, както следва: 5 години за ГД с иск; ЧГД; НОХД; НЧХД; АНД ; 5 години за ГД за делби; ГД бракоразводни - 10 години; 25 години за ГД за издръжки и промяна на родителски права; с постоянен срок ГД за осиновяване и Откази от наследство; 100 години за всички азбучни указатели и описни книги на образуваните дела в съда. Делата не се дават на граждани и адвокати за изнасяне извън деловодството.